با مطالعات علمی باید به این پرسش پاسخ داد که چگونه می‌توان اثربخشی فرآیندهای سازمان را بهبود بخشید. صاحب‌نظران معتقدند یکی از راههای افزایش اثربخشی سازمان، بهبود کیفیت خدمات و منظور از آن تأمین نیازها و انتظارات مشتریان است. بنابرین با افزایش کیفیت خدمات، رضایت مشتریان بالا میرود و بدین طریق اثربخشی سازمان ارتقاء مییابد. به همین خاطر می‌توان یکی از شاخص های اثربخشی سازمان را، رضایت مشتری دانست(چانگ و شینگ بین، ۲۰۰۸).
در این حوزه میزان تطابق عملکردهای سازمان با برنامه ها و اهداف پیش‌بینی شده، مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرد. این بررسیها و تحلیلها از طریق پرداختن به موارد و پرسشهای ذیل صورت میپذیرد.
۱) درصد تحقق اهداف تولید به تفکیک محصولات
۲) درصد تحقق اهداف درآمدی شرکت
۳) میزان تأخیر در تحقق اهداف تولیدی
۴) میزان تأخیر در تحقق اهداف درآمدی
۵) فعالیتهای گذشته سازمان در خصوص تشخیص فعالیتهای ضروری از غیر ضروری
۶) بررسی و تحلیل علل عدم تحقق اهداف تولیدی
۷) تطابق نوع، میزان و ترکیب محصولات تولید شده با برنامه تولید و خواست مشتریان
۸) فهرست محصولات حذف شده از تولیدات سازمان به علت روند نزولی تقاضا، ارزش افزوده و سودآوری آن.
۴- حوزه کارایی:
کارایی از نظر فنی عبارت است از نسبت ورودی به خروجی نیرو (انرژی یا کار در واحد زمان) که به صورت درصد بیان می شود. تولید کارایی عبارت است از خروجی که در عمل به آن دست یافتهایم به خروجی استاندارد مورد نظر.
راههای افزایش کارایی:
– آموزش: آموزش به عنوان یکی از وظایف مهم سازمانی و مدیران محسوب می شود. در اداره امور یک سازمان، وظیفه مدیریت است که آموزش لازم را به کارکنان سازمانی بدهد و در آنها انگیزه های لازم را ایجاد کند.
– چرخش شغلی: روش متداولی است که مستلزم حرکت کارکنان از یک شغل به شغل دیگر به منظور افزایش تجارب آنهاست. جابجایی و گردش شغلی افراد مخصوصاً اگر با ترفیع در مقام همراه باشد می تواند بر رضایت شغلی و در نتیجه افزایش کارایی آنان همراه باشد.
– غنی سازی شغل: بر این اصل استوار است که شغل باید غنی، با معنی و دارای اختیارات کافی باشد، به طوری که شاغلان بتوانند در آن شغل با استقلال کار کرده، و زمینه مساعدی برای رشد و خلاقیت داشته باشند، در این صورت کارکنان هر روز با اشتیاق سر کار میآیند که باعث افزایش کارایی آنها و در نتیجه سازمان می شود.
در این حوزه از طریق مقایسه میزان منابع مصرف شده واقعی برای تولید به میزان منابع پیش‌بینی شده برای تولید به ارزیابی و تحلیل کارآئی سازمان پرداخته می شود. علاوه بر این میزان استفاده از ظرفیتهای در دسترس سازمان در رابطه با تولید و بازار و همچنین علل عدم استفاده از ظرفیتهای مورد تحلیل قرار می‌گیرد.
۱) کل هزینه های سازمان
۲) روند هزینه های تولید
۳) نسبت هزینه های واقعی به هزینه های پیش‌بینی شده
۴) تحلیل روندهای استفاده از منابع و هزینه ها
۵) نحوه ارزیابی و تحلیل هزینه های ضروری و غیرضروری
۶) روند توفقات و تأخیر در انجام فعالیتها و نهایتاًً در تحویل محصولات به مشتریان
۷) میزان فعالیت سازمان برای تصحیح روشهای انجام کار در جهت کاهش هزینه ها و سوابق آنها
۸) میزان تطابق منابع مصرفی برای تولید با برنامه و استاندارد
۹) بررسی سوابق حذف یا تصحیح منابع یا عوامل که اثربخشی کم ولی هزینه زیاد داشته اند.
۱۰) نرخ ضایعات مواد و قطعات و محصولات و اقدامات صورت پذیرفته برای کاهش آن.
۱۱) میزان استفاده از ظرفیت تولید
۱۲) میزان و روند سهم بازار(الوگبود، رودری و بیس[۸۵]، ۲۰۰۷، ۶۴۱- ۶۴۸).
۵- حوزه نوآوری:
در این قسمت توضیحی راجع به موانع نوآوری در سازمان ارائه شده است:
یکی از اساسیترین موانع بر سر راه تغییر و نوآوری از نظر فرهنگی، عدم وجود نگرش انتقادی و یا ساخت نیافتن آن در سطح جوامع و سازمانهاست. چرا که اساساً نوآوری و تغییر با تردید و سوال و نهایتاًً معارفه با وضع موجود آغاز میگردد. مدیریت سنتی از انتقاد و تعارض دوری می کند و همواره سعی در سرکوب آن دارند.
اینگونه مدیران هیچگونه تلاش و کوشش مؤثری برای ایجاد نوآوری و تغییر از خود بروز نمیدهند و همواره آهنگ مفرط همدلی و همراهی صرف را پیشه خود میسازند. نکته اصلی این است که هدف از مدیریت تنها هماهنگی و همکاری نیست بلکه دستیابی اثربخش به هدف است.
از نظر ترکیب اصولی، سازمانها به ۲ بخش ساختاری قابل تفکیک هستند(لوسچاوس، اندرسون و ادرین[۸۶]، ۱۹۹۷، ۸۳-۹۶):
۱- بخش ساختاری که جایگاه مدیران سازمان یا تصمیم گیران و هدف سازان را تبیین میسازد
۲- بخشی که مجریان تصمیمات سازمانی را در برمیگیرد.
نوآوری در سازمانها با نوآوریهای فرد که عمدتاًً اختیاری است تفاوت دارد. به این ترتیب که تصمیم اجرا از بالای سازمان و به صورت اجباری لحاظ میگردد.
بخش تصمیمگیر سازمان بایستی در مورد نوآوری، آگاهی به دست آورد، ایده جدید را ارزشیابی کند و در زمینه اجرای آن تصمیم بگیرد. این آگاهی می تواند از منابع داخلی سازمان یا منابع خارجی تأمین گردد. یکی از منابع خارجی، مشاوران سازمان هستند. مشاوران مدیر سازمان نقش اساسی در گسترش آگاهی و نیاز به نوآوری را در سازشهای رسمی دارند. به کارگیری مشاوران تنها زمانی در دستیابی اهداف سازمانی مؤثر خواهد بود که اولاً در انتخاب آنها ملاحظات تخصصی و اولویتهای نیازمندی سازمان نقش بارزتری داشته باشد و ثانیاًً با فرآیندها و مسائل خاص سازمان محل کار، آشنایی کافی داشته باشند.
در این حوزه میزان توجه سازمان به تغییر نظرات مشتریان و میزان انطباق تولیدات سازمان با نظرات مشتریان مورد بررسی و تحلیل قرار می‌گیرد. برای بررسی و تحلیل این حوزه به موارد ذیل پرداخته می شود:
۱) محصولات جدید ارائه شده در بازار طی سالهای گذشته
۲) محصولات اصلاح یا حذف شده از فهرست محصولات سازمان
۳) نحوه شناسایی نیازهای جدید بازار و مشتریان
۴) تعداد پروژه ها تحقیق و توسعه، درصد موفقیت و علل عدم موفقیت
۵) روند معرفی محصولات جدید در مقایسه با رقبا
۶) نحوه ارتباط با مراکز تحقق و توسعه خارج از شرکت
۷) هزینه های تحقیق و توسعه
۶- حوزه قابلیت انعطاف:
کلیه شخصیتی یک مدیر، قابلیت انعطاف اوست. مدیر باید قابلیت انعطاف کافی داشته باشد تا با توجه به موقعیت استراتژی خود را تنظیم کند.
در این حوزه قابلیت انطباق سازمان یا تغییرات محیطی ارزیابی می شود. در این زمینه به موارد ذیل پرداخته می شود:
۱) وضعیت تکنولوژی
۲) تغییرات اعمال شده در تکنولوژی سازمان جهت به روز کردن توان تولیدی
۳) بررسی روند قابلیت و توان تولیدی سازمان در خصوص تولید محصولات جدید
۴) بررسی روند قابلیت وتوان تولیدی سازمان به لحاظ کمی
